この時代に何かを購入したり、何かと契約などを行う際には、実際には人に会って会話を交わしていますか?

実際に人と会って、会話を行うこともありますが、メールにて、物事を進ませるケースも少なからず増えてきているのではないでしょうか。

ビジネスを行う上で、顧客とのやり取りはメールで行う事は主流になっていますが、そのメール内容を想像してみましょう。

顧客は次々と変わっていきますが、メール内容は同じような内容が、多々あるのではないでしょうか。

『ステップメール』を、ビジネスに導入することにより、あらかじめ送るであろうメッセージを準備しておくことで、自動送信が可能になるのです。

本記事では、ステップメールの意味と導入のメリットや設定時の注意点を紹介します。

ステップメールとは?

ステップメールとは、顧客に対してあらかじめ準備しておいた文章を、定められたタイミングになると自動でメールを送れるシステムのことを言います。

その使用具体例は、以下の通りです。

• 購入時や挨拶メール
• 商品購入後のケア目的のメール
• 購入商品に類似した関連商品商品メール
• リピート依頼やレビュー依頼メール

上記のようなタイミングで、あらかじめ準備しておいた文章を、自動的にメール送信体制を構築するのです。

ステップメールとメールマガジンはどう違うのか

ステップメールに似た言葉で、メールマガジンと言われるものがありますが、ステップメールとメールマガジンは、どう違うのでしょうか。

メールマガジンは、おすすめ商品や最新商品・最新ニュースなどが送信内容になりますので、その都度で文章内容を変えていかなくてはなりません。

しかしステップメールは、商品購入や契約からアフターケアなどの、一連の流れで発生するやり取り文章になります。

そのことから、ステップメールはあらかじめ文章を『準備』しておく事が可能になるのです。

メルマガ・ステップメール双方ともに、内容が販売事業者から顧客へ送信するといった『方向性』は同じではありますが、文章内容や意味は全く違うものになってくるのです。

ステップメールのメリットを紹介

では次に、ステップメールのメリットを紹介します。結論から申し上げると、以下の通りです。

• 自動で見込客との関係を構築できる
• 顧客へ自社ブランドをアピールできる
• 効率良く顧客に商品情報を告知できる

では順に、紹介します。

自動で見込客との関係を構築できる

ステップメールは、初期段階で文章を考えて構築さえ出来れば、後は適切なタイミングで自動でメールを顧客へ送信することが可能です。

メール構築さえ出来れば後は、職員が毎回対応することなく自動で商品PRメールなどを送信できます。

メール構築を行えばその後は、メールを送信する職員も不用ですし、職員研修なども不用になりますので、さまざまなメリットが期待できるのがステップメールなのです。

顧客へ自社ブランドをアピールできる

ステップメールを導入することにより、顧客に対して自動でメール送信することが可能になりますが、ステップメールが送信されている時に、顧客はどのような瞬間なのでしょうか。

顧客にステップメールが送信されている時は、自社ブランドに興味を持っている瞬間になるのです。

ステップメールを送信しているタイミングは、メルマガとは違って顧客が自社ブランドに興味を示している瞬間にメール送信することが可能になります。

顧客が、自社ブランドに興味を示している瞬間にメール送信することにより、しっかりと顧客へ自社ブランドをアピールできるのがステップメールなのです。

効率良く顧客に商品情報を告知できる

先ほどから述べている通り、不定期なタイミングのメルマガとは違い、ステップメールは顧客が自社ブランドに興味を持っている瞬間にメール送信するので、非常に効率良く顧客に商品情報を告知できます。

さらに自社ブランドの商品情報の近くに、購入ボタンを設置することにより、一気に購入まで達成できる可能性も秘めているのです。

ステップメール導入により、メール送信職員の負担軽減やブランド力向上。さらにはメルマガとは違い効果的なタイミングでのメール送信など、効率良く顧客に商品情報を告知できるのがステップメールになります。

ステップメールのデメリットを紹介

では次に、ステップメールのデメリットを紹介します。そのデメリットは、以下の通りです。

• リスト作成には高額コストがかかる
• 文章が事前準備のために最新ニュースに弱い
• 文章の事前準備に時間がかかる

では順に、紹介します。

リスト作成には高額コストがかかる

ステップメールを送信する前にまずは、顧客が集まっていないと始まらないので、送信顧客リストの準備が必要です。

すでに顧客リストがある場合でも、セキュリティ整備費用や整理処理の人件費などは、必須不可欠な費用となります。

また、送信顧客リストを作るために、顧客情報を集める場合にはSEO（上位検索）も考慮したwebサイトやブログ・SNS・広告などを利用して、集客する必要がありますが、その際に費用がかかってしまいます。

文章が事前準備のために最新ニュースに弱い

ステップメールのデメリットとして、文章が事前準備のために最新ニュースや流行トレンドなどが、送信できないといった弱い点があげられます。

ステップメールは、送信メール文章を事前に準備する形になりますので、最新ニュースや流行トレンドに弱くなってしまうのです。

万が一に、最新ニュースや流行トレンドに対応するともなればやはり、人の手を加えてメールを制作する必要が出てくるといったデメリットが生じてきます。

文章の事前準備に時間がかかる

ステップメールのデメリットとして、文章の事前準備に時間がかかりますし、その準備する送信文章は簡単にできるものではないのです。

ステップメールの送信内容はどういった順番になるのか?文章を読むタイミングはいつなのか?ターゲットはどんな人なのか?などのシナリオを想定するのは簡単にはできないデメリットが生じてきます。

ステップメール作成時の注意点を紹介

では次に、ステップメール作成時の注意点を紹介します。結論から申し上げると、以下の通りです。

• 顧客が何を知りたいのかを理解する
• ステップメール導入の理由を考える
• 宣伝ばかりではなく役立つ情報を心がける

では順に、紹介します。

顧客が何を知りたいのかを理解する

ステップメール作成時の注意点として、顧客が何を知りたいのかを理解して、しっかりと考えたうえで文章を準備することが大切になります。

『顧客が何を知りたいのか』これは、文章を作る方が顧客の考えに対して、『的』を得ていないと顧客からすると、必要の無いメールとなってしまう恐れがありますので注意が必要です。

必要の無い文章で構築されたステップメールは、熟読率の低下に繋がるので、十分注意が必要となります。

ステップメール導入の理由を考える

次に、ステップメール作成時の注意点として、ステップメール導入の理由を考えることがあげられます。

ステップメールを取り入れる理由として、『手間を減らす』ことが目的にあげられるのではないでしょうか。

ステップメールの導入後は、『手間がなく、職員などの負担が軽減』されていなければなりません。

ステップメールを取り入れた後でも、手間や負担が増えている・変わっていないのでは、ステップメールを取り入れる意味が無くなってきますので、注意が必要です。

宣伝ばかりではなく役立つ情報を心がける

ステップメール作成時の注意点として、『宣伝ばかりではなく役立つ情報の送信を心がける』といったこともあげられます。

ですのでステップメールの送信内容として、営業活動PRや宣伝ばかりのメール内容に偏らないように注意が必要です。

理由としては、上記のような内容だと顧客が知りたい情報ではなく顧客離れの原因ともなりますので、顧客に役に立つ情報は何なのか?をしっかりと理解することが大切になります。

ステップメールの活用事例を紹介

実際に、どのようにステップメールを活用すれば良いのかを考えるために、ステップメールの活用事例を紹介しますが、結論から申し上げると、以下の通りです。

• 商品購入後に、到着までの流れを説明
• 商品のメンテナンス方法を案内

では順に、紹介します。

商品購入後に、到着までの流れを説明

商品購入後の顧客に対して、到着までの流れを説明するステップメールは特に効果的な活用事例になります。

その手順は、以下の通りです。

• 商品購入後の、ありがとうメール
• 到着予定日の案内メール
• 商品到着後のレビュー依頼メール
• おすすめ類似商品の購入依頼メール

顧客をケアするために送信する上記の内容は、ステップメールを活用する上で、最も活用事例が多い使用パターンになりますので、是非とも検討されてみてはいかがでしょうか。

商品のメンテナンス方法を案内

商品購入後に、その商品のメンテナンス方法を案内するステップメールを送信する事例です。

電化製品などを使用している際の、メンテナンス方法などを、メンテナンスが必要とされる一定の期間にステップメールです。

さらには、商品購入後の『お悩み相談』や、『商品レビュー』などのステップメールを一定期間ごとに送信することにより『お客様の声』も、情報収集することが可能となります。

こちらもやはり、販売側・顧客側の双方にとってもメリットをもたらすことが可能になるのがステップメールです。

本記事のまとめ

本記事では、ステップメールとは何なのか?そして導入のメリットや設定時の注意点を紹介しました。

ステップメールとは、顧客に対してあらかじめ準備しておいた文章を、定められたタイミングになると自動でメールを送れるシステムのことでした。

そして、ステップメール導入のメリットは以下の通りです。

• 自動で見込客との関係を構築できる
• 顧客へ自社ブランドをアピールできる
• 効率良く顧客に商品情報を告知できる

また、ステップメール設定時の注意点は以下の通りです。

• 顧客が何を知りたいのかを理解する
• ステップメール導入の理由を考える

宣伝ばかりではなく役立つ情報を心がける

この内容を参考に、ぜひステップメールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。