顧客管理で使えるExcelテンプレート6選!作成の流れや管理のポイントも解説

ビジネスにおいて顧客管理は重要です。
顧客の情報を細かく管理しておけば、顧客との信頼関係を深めたり、顧客のニーズに合った商品を開発したりすることが可能ですよ。
顧客情報をうまく活用すると企業の成長につながるでしょう。

とはいえ「顧客管理ツールを導入する費用がない……」「Excelで簡単に管理したい!」「テンプレートはあるの?」と考える方もいらっしゃるのではないでしょうか。

今回は、顧客管理で使えるExcelのテンプレートを紹介していきますね。
テンプレートを使わずに、自分で管理表を作る方法もお伝えしていきます。

この記事を読めば、すぐにExcelで顧客管理ができるようになりますよ。
自社の顧客管理の方法に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。

顧客管理で使えるExcelテンプレート6選

ここからは、Excelのテンプレートサイトを紹介します。

シンプルな顧客管理表のテンプレートを提供しているサイトを6つ厳選しました。

テンプレート①bizocean

「bizocean」(ビズオーシャン)は、ビジネステンプレートを提供しているサイトです。

2.8万点以上のテンプレートを無料で使えます。
顧客管理の無料Excelテンプレートだけでも20点以上ありますよ。

業種別のテンプレートもあるので、ぜひチェックしてみてください。
ダウンロードには会員登録が必要です。

テンプレート②Excel Form 顧客管理

「Excel Form顧客管理」は、操作性が高いテンプレートです。

編集がしやすいフォーム機能を使って情報を入力します。
機能や設定が更新されるのも嬉しいポイント。

気軽に使えるフリー版もありますよ。
会員登録をせずにダウンロードできます。

テンプレート③Excelフリーソフト館

「Excelフリーソフト館」は、Excelのテンプレートを無料で提供しているサイトです。

勉強やはがきなど、ビジネス以外のテンプレートも豊富ですよ。
顧客管理表のテンプレートもあり、シンプルなデザインで使いやすいです。
郵便番号は、数字を入力するとハイフンが自動で表示される設定になっています。

会員登録をせずにダウンロードできますよ。

テンプレート④楽しもうOffice

「楽しもうOffice」は、Microsoftが無料のテンプレートを提供するサイトです。
ビジネス以外にも家庭/趣味、大学生活、キッズなどのカテゴリーがありますよ。

顧客管理表のテンプレートもあり、別シートの使い方を参考にするとすぐに使用できます。
シンプルなデザインで、誰でも使いやすいです。
最初からフィルター機能が設定されているので、すぐに必要な情報を引っ張り出せますね。

会員登録なしでダウンロードできますよ。

テンプレート⑤テンプレートの無料ダウンロード

「テンプレートの無料ダウンロード」は、Word、Excelのテンプレートを提供するサイトです。
様々な種類のビジネステンプレートがありますよ。

シンプルなデザインの顧客管理表と顧客管理台帳があります。
1つのシートに1人のデータを細かく管理したい方は顧客管理台帳がおすすめです。

会員登録なしでダウンロードできます。

テンプレート⑥エクセルカードHARI

「エクセルカードHARI」は、株式会社日本アプリケーション開発が提供するソフトで、Excelのテンプレートをダウンロードできます。

カスタム性が高く、編集がしやすいフォーム機能を使って情報を入力します。

フリー版はデータ制限がありますが、100件まで登録できますよ。

【顧客管理】Excel作成の流れ

テンプレートを使わずに自分で顧客管理表を作っても良いですね。

ピッタリのテンプレートが見つからない方は、以下3つの手順に沿って自分で作成しましょう。

①項目を設定する

②データを入力する

③形式を整える

詳細をお伝えしていきます。

ステップ①項目を設定する

まず、顧客管理表で何を管理するのか決めなければいけません。

顧客管理をするにあたって、これからやっていきたい施策があるはずです。
その施策に必要な項目は何なのか考えましょう。

ポイントは、本当に使う項目だけを入れることです。
余計な項目があると入力する手間が増えてしまいます。
見た目もごちゃごちゃしてしまうので、シンプルな項目を心がけましょう。

たとえば、顧客番号や名前、住所、購入履歴、問い合わせ履歴などがあります。

ステップ②データを入力する

管理する項目を決めたら、特定の行(たとえばA1、B1、C1…)に入力していきます。
そうすると、顧客1人分のデータを横一行に入力できるようになりますね。
横入力にしなければ使えない機能が出てくるため、項目は必ず横に並べてください。

また、項目によっては入力するデータが限られてくると思います。
たとえば、性別や都道府県などが当たりますね。

この場合、入力規制の設定をすると良いです。
選択式で選べるので、データ入力が楽になり、入力ミスも減るでしょう。

ステップ③形式を整える

データを入力したら、以下のような方法で表を見やすくします。

  • 項目に色を付ける
  • 文字を左右or中央に寄せる
  • 罫線を追加・変更する
  • 行の高さ・列の長さを変更する

テーブル機能を使うと簡単にデータベース化できます。
方法は以下のとおりです。

  • ドラッグして表全体を選択する
  • 挿入タブをクリック
  • テーブルをクリック
  • 「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れる
  • 「OK」をクリック

これでデータベース化が完了です。
デザインも変更できるので、オリジナルの見やすい表をつくってみてください。

【顧客管理】Excel管理のポイント

顧客管理データを作成したら、日次ベースで顧客データを入力・管理していきます。

ここからは、作成した顧客管理データを管理する3つのポイントを解説しますね。

①空白をつくらない

②セキュリティ対策を講じる

③運用ルールを決める

詳細をお伝えしていきます。

ポイント①空白をつくらない

表を見やすくしたいからといって、データとデータの間に空白の列・行をつくってはいけません。

なぜなら、エクセルの機能が使いにくくなったり、表が見にくくなってしまったりするからです。
フィルター・ソート機能に不具合が出てきます。

とはいえ「文字が詰まっていて見にくい……」という方もいらっしゃるかもしれません。
そのときは、列・行の大きさを変更したり、文字の大きさを変えたりすると良いですよ。

ズーム機能を使って大きく表示させる方法もあります。

ポイント②セキュリティ対策を講じる

顧客情報を取り扱う際は、情報が漏洩しないようにしなければいけません。
もし外部に流出してしまえば大きな問題になります。

自分でできる対策としてはパスワード機能の活用が挙げられます。
関係者以外にデータを見られることがないようにしましょう。

パスワードのかけ方は以下のとおりです。

  • 「ファイル」タブをクリック
  • 「情報」をクリック
  • 「ブックの保護」をクリック
  • 「パスワードを使用して暗号化」をクリック
  • パスワードを入力
  • 「OK」をクリック
  • 確認でパスワードを再入力
  • 「OK」をクリック

これでパスワード設定は完了です。

ポイント③運用ルールを決める

複数人が編集する場合は、最初に運用ルールを決めておくと良いですよ。
それぞれが自分のルールで編集すると表が見にくくなってしまいます。

総務省は2020年に「機械判読可能なデータの表記方法の統一ルール」を公開しました。
データを効率的に活用するためには、入力の仕方を統一することが重要です。

たとえば以下のようなルールを取り入れると良いですよ。

  • 1つのセルにデータは1つだけ
  • 円・¥・kgなどの単位を入力しない
  • セルを結合しない
  • 入力内容を省略しない
  • オブジェクトを挿入しない
  • 機種依存⽂字を使わない
  • 西暦を使う
  • 表は1つのシートにつき1つ

事前にチーム内でルールを共有しておきましょう。

Excelで顧客管理をするメリット

ここからは、Excelで顧客管理をするメリットをお伝えします。

①費用がかからない

②導入しやすい

それぞれの詳細を見ていきましょう。

メリット①費用がかからない

Excelで顧客管理をする1番のメリットは、コストがかからないことです。

すでに職場のPCにExcelが入っているところは多いのではないでしょうか。

初期費用やランニングコストがかからないのは嬉しいですね。

メリット②導入しやすい

Excelはメジャーなソフトなので、使用したことのある人は多いはず。

導入前の研修など特別な時間も必要ないでしょう。

データ入力だけであれば誰でも簡単にできるため、導入しやすいといえます。

Excelで顧客管理をするデメリット

ここからは、Excelで顧客管理をするデメリットをお伝えします。

①効率が悪い

②外出先で管理ができない

③セキュリティ面が弱い

それぞれの詳細を見ていきましょう。

デメリット①効率が悪い

Excelで管理するデータが増えると、動作が遅くなります。

また、複数人での同時作業ができないため、業務効率が悪いです。
すぐに編集できないと、入力漏れが発生するかもしれません。

大量の顧客データをExcelで管理する場合は、注意が必要です。

デメリット②外出先で管理ができない

Excelで管理している顧客情報は、外出先で編集できません。

外出している営業担当者と社内の情報共有がリアルタイムでできないことがデメリットとして挙げられます。

営業担当者は一旦会社に戻ってから入力しなければならず、入力漏れが発生する可能性もあります。

デメリット③セキュリティ面が弱い

Excelはセキュリティ面にリスクがあります。
なぜなら、誰でも開いて編集することができるからです。

先述したようにパスワードをかける方法もありますが、パスワード管理が徹底されていなければ誰でもアクセスできてしまいます。

また、コピペで簡単に複製ができてしまうのもリスクがありますね。
複製したデータの管理が雑になれば、情報が漏洩してしまうかもしれません。

不安な場合は、セキュリティに強いツールを選ぶと良いでしょう。

効率重視ならCRMを活用しよう

ここまでExcelの顧客管理についてお伝えしてきましたが、効率を重視するならCRMを使って顧客管理をする方法がおすすめです。

ここからは、CRMを使うメリットを3つ紹介しますね。

①複数人で同時に編集できる

②外出先で管理ができる

③簡単に分析できる

それぞれの詳細を見ていきましょう。

メリット①複数人で同時に編集できる

CRMを使うと複数人で同時に編集ができるので、リアルタイムで情報共有ができます。

1日に同じお客様から複数回お問い合わせが発生することもあると思います。
問い合わせ後にすぐに情報を入力していれば、電話を受ける担当者が異なっても精度の高い対応ができますね。

顧客満足度の向上が見込めるでしょう。

メリット②外出先で管理ができる

CRMはスマホやタブレットでも使えます。

営業担当者も外出先ですぐにデータを入力できますよ。
社内と営業担当者の連携がスムーズになります。

また、お客様のところへ訪問する直前に情報を確認できるため、営業活動の助けになるでしょう。

メリット③簡単に分析できる

CRMには、顧客データの分析機能も付いています。
ツールによって搭載されている機能は異なるため、事前に確認が必要です。

必要なデータを自動で出力できれば、分析する手間が省けますね。
分析にかけていた時間を重要な業務に回すと良いでしょう。

分析結果を営業やマーケティングに活用すると売上向上につながります。

まとめ

今回は、顧客管理表を無料でダウンロードできるサイトを紹介させていただきました。

顧客管理ツールにExcelを選ぶと、費用を抑えることができます。
慣れ親しんだツールなので、特別な研修をする必要もありません。

初めての顧客管理で手軽に始めたい場合は、Excelを利用すると良いでしょう。

今回紹介したテンプレートは、シンプルで使いやすいものばかりです。
「オリジナルの表が良い!」という方は、Excelで1から自分で作ってみましょう。

効率を重視する場合はCRMがおすすめです。
「Excelだと入力漏れが多い……」「部署間の情報共有がうまくいかない」「データ分析作業の時間を削減したい」という方はCRMの導入を検討してみると良いでしょう。

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